Category Archives: Efficiency

Crowdsourcing and co-creation elements applied to your project


crowdsourcing

You don’t have to be very innovative nowadays to be confronted with terms like ‘crowdsourcing’, ‘co-creation’, ‘hackathon’, etc. But how can you apply these techniques in practice for your next project? We compare a classic project approach with more innovative ones with elements of crowdsourcing and co-creation, to learn that there are many ways to engage the colleagues and tap into the wisdom of the crowd. 

The classic project approach

The process would probably like:

  • One team gets the assignment.
  • Interview with stakeholders and customers.
  • Make a proposal.
  • Present proposal at decision committee.
  • Rework proposal.

That’s great because:

  • We’re more in control.
  • The accountability is at the level of one team

But watch out for:

  • Thinking of & working out ideas by same people.
  • Limited amount of different solutions.
  • Iteration time can be long.

Crowd sourcing & co-creation

So, what’s crowd sourcing? It’s a collaborative technique of obtaining ideas by distributing tasks to a large group of people.

Yes! But …

  • + we’ll get many ideas.
  • – there will be much crowd noise.
  • – there will be more chaos.

And co-creation is:

  • Through a series of steps, people are invited to contribute, evaluate, and refine ideas and concepts.
  • The call is not put to an open forum or platform but to a smaller group of individuals with specialized skills and talents.
  • Companies can automate and track some processes while still getting creative ideas

Yes! But…

  • + there are more experts involved.
  • + it’s faster.
  • + we’ll get better ideas.
  • – people are not used to work with customers.
  • – the project team gets feeling of handing out responsibility.

Let’s look at some approaches in practice!

Approach 1 – crowd sourcing with 1 assignment

The process:

  • The project lead writes out an assignment.
  • All employees of the department can hand in a proposal.
  • The project lead select the best 3 (different) proposals that can be worked out.
  • The ideators can form a team and get time & resources for the assignment. Optional: one person of the project team is in the idea team.
  • The teams pitch their idea to the project team and steering committee.
  • One solution is selected to be worked out by the project team, the ideators are involved.

That’s great because:

  • More people are involved.
  • The colleagues feel involved.
  • The employees have the possibility to prove themselves.
  • Very different ideas can be harvested.
  • Different proposals are worked out in parallel by people with a fresh view (new people).

But watch out for:

  • The interest and participation rate can be low.
  • The project lead is not fully in control of worked out solutions.
  • Commitment of time & resources is needed from management.
  • The throughput time can be much longer.

Approach 2 – crowd sourcing with hackathon

A hackathon originates from the IT world where it’s an event in which computer programmers and others involved in software development collaborate intensively on software projects. The efforts of all are focussed on a short time deliverable of tangible software. The principle can be applied for non-IT projects too.

The process:

  • We call for colleagues who want to think along.
  • We reserve an offsite location for 1 or 2 days.
  • The participants are divided into teams.
  • The project lead gives the context and the assignment.
  • The teams work out the assignment and during the day they can ask questions and receive help.
  • The ideas are pitched in front of a jury composed out of management and customers.
  • One solution is selected and will further be worked out by the project team.

That’s great because: (some repeated from the previous approach)

  • More people are involved.
  • The colleagues feel involved.
  • The employees have the possibility to prove themselves.
  • Very different ideas can be harvested.
  • Different proposals are worked out in parallel with a fresh view (new people).
  • Very concentrated effort in 1 or 2 days, which means a very short throughput time.
  • The project lead and management can steer the solutions during the day. (more in control)

But watch out for:

  • The interest and participation rate can be low.
  • Commitment of time & resources is needed from management.
  • Management participation is needed.
  • Additional costs for venue and food & drinks.

Approach 3 – crowd sourcing with multiple assignments

This approach is used in the marketing sector for coming to creative solutions. Eg. when asked for working out a campaign for a laundry softener, one team gets the actual assignment, the other team gets the assignment to sell really nice smelling and soft towels.

The process:

  • We call for employees who want to think along.
  • The project lead writes out multiple assignments and changes the description or terms per assignment. The teams don’t know this.
  • The participants form a team and get time & resources for the assignment. Optional: one person of the project team is in the idea team.
  • The teams pitch their idea to the project team and steering committee.
  • One solution is selected to be worked out by the project team, the ideators are involved.

That’s great because:

  • More people are involved.
  • The colleagues feel involved.
  • The employees have the possibility to prove themselves.
  • We are sure that the same challenge is looked at from different angles.
  • Different proposals are worked out in parallel with a fresh view (new people).

But watch out for:

  • Interest and participation rate can be low.
  • The PL is not fully in control of worked out solutions.
  • Commitment of time & resources is needed from management.
  • Experimental approach.

The leap to co-creation

By adding some co-creation elements you can involve other people to think along. A non-exclusive list of examples:

  • Internal customers (eg. leaders from other departments and business lines)
  • External partners
  • External experts
  • External community

This involvement can be integrated in:

  • Ideation & working out the ideas.
  • Evaluation, giving feedback.
  • Jury.

Additional reading

Tagged , , , , , ,

More people at your events


How can you get more people at your events? Below a visualization with some positive and negative tips to get the participants to stick to their subscription and to attend the session.

Graphic recording: more people at your events

Tagged , ,

Reduce options by making big decisions first


Choice stressHow can you make good decisions when there are so many options? Start with the biggest decisions and eliminate other outcomes. But always keep some backup options open in case it goes wrong.

It might probably sound familiar: you’re in the supermarket to do the weekly shopping for your family and you don’t know what to buy. You browse each section and there’s a lot of stuff you could buy. But what do you really need and where do you start? Typically I would buy “the regular stuff” we need and during the week find out that we haven’t got (enough of) ingredient X to make dinner. Which leads to another trip to the store.

Making the biggest decisions first reduces possible outcomes and combinations. In this case: what are you going to eat for dinner? Today, tomorrow and the rest of the week. You don’t have to make a strict planning for each day, but you need to get it fixed for a few of them to make life easier. When you know what’s for dinner, you know which ingredients you need.

Because the biggest decision is made, you can focus and take the next decisions. Ok, spaghetti’s up for dinner tomorrow. Which version are we going to make: napolitana, carbonara or vegetarian? When you take the next decision, the number of options go down again and it gets easier to select. For carbonara spaghetti you need meat, paprika, tomatoes and onion.

Keep some alternative options open, just in case. You never know what can change between the visit to the store and preparing your spaghetti. That’s why it’s handy to keep an alternative option open that allows you to switch easily. Also buy a zucchini and eggplant, just in case a friend of the family joins as a vegetarian.

Enjoy your meal!

Additional reading

“Decisive” by Chip & Dan Heath

Tagged , , ,

A notification diet of one week


NotificationsWe check our mobile devices 214 times per day. In my case it’s mostly because it triggers my attention (and curiosity) with a notification. By disabling the notifications of the apps on my smart phone, I count on regaining more of my productivity and spending more time in flow. Read further to see why and how my one week of notification diet will start.

We check our mobile devices about 214 times per day. Of this day, there are about 8 hours of sleep, 1 hour washing & getting ready (for work, for bed), 1 hour getting my daughter ready (for school, for bed) and 1 hour or more driving to work. That means that I’m checking my mobile device 214 times in about 13 hours. Of these 13 hours, I’m 8 hours at work. So in theory, I’d check my mobile device 132 times at work.

There are several reasons why I’m triggered for checking my mobile device:

  • I’m bored.
  • I’m busy waiting (eg. commuting with the train).
  • I’m triggered by a notification of my mobile device.

For 1 and 2, it’s not an issue when I’m working on my mobile. The third is different. If you’re active in a few social networks, following many people online and participating in forums or group, you get quite some daily updates, all at what looks like random times. For example, a new post on your Facebook wall, a trending topic on Twitter, a new board added by your friend on Pinterest.

These notifications interrupt your current work and it’s very hard not to respond to them. It’s like your mobile saying “Hey, I’ve got something special for you”. But often when I look, it’s kinda disappointing. If I’m actually expecting news from somebody, than the notification is mostly not of them.

The interruptions make it hard to concentrate at work. It’s getting hard to get into flow, the most optimal state of work where things get done and time flies by. When you’re in a meeting or in a conversation, it’s tempting, nearly impossible, not to look at your mobile device upon receiving a notification. You never know what you could have missed… In the end, your productivity drops and you come across as a non-interested ass to your colleagues.

It’s time to take matters into my hands and regain my focus and my politeness. Let’s start with a notification diet of one week and see how things go.

A notification diet of one week

For one week, I’ll disable all my notifications on my mobile device. No more Facebook updates, no more trending Twitter tweets, no more GMail notifications. The sound and vibrate functions will be disabled. The only sound my mobile device will make, is when I get a text message or a phone call. I’m not off the grid, but if anyone wants to reach me, it’s possible and will be via a one-on-one connection.

First I wasn’t sure if I’d disable the notifications for (Facebook) Messenger, Snapchat or Whatsapp. These are also direct links to me personally and the difference with classic text messages is small. But while writing this blog I actually got a personal message, a notification, … and my focus was gone. It proved exactly my point, so they’re out too.

The goal of the notification diet is to regain focus and be more productive. The notifications will only be checked during breaks.

Catch you on the flip side!

Thanks at Robby Moors for making me aware of the loss of productivity!

Additional reading

How often do you look at your mobile device?

10 Smart Tips to Prevent Distractions and Sharpen Your Focus

Eliminate These 8 Things From Your Daily Routine

Flow, the secret to happiness (TeD talk)

PS: I’m also aware that this blog in some cases shows up as a notification on your mobile device. Thanks for reading it, now get back to your work 😉

Tagged , , , , ,

Over het inlossen van verwachtingen en de NMBS


NMBS malaiseWat kan je doen als je de verwachtingen die men van je heeft nooit kan inlossen? Je kan elke keer opnieuw worstelen om ze toch te halen (en daar soms in slagen). Of je kan eerlijk zijn en nieuwe, meer haalbare verwachtingen afspreken. Momenteel kan de NMBS de verwachtingen van de reizigers niet inlossen. Het is dan misschien ook tijd om deze bij te stellen. Wij pendelaars kijken uit naar de nieuwe dienstregeling op 14 december.

Op 14 december is het De Grote Dag voor de NMBS. Het nieuwe uurrooster gaat dan in voege en er zullen ingrijpende wijzigingen zijn. Wijzigingen waar de gemeenschap van pendelaars bang naar uitkijkt. Wat zal de impact zijn naar mijn reistijd? Zal ik nog kunnen opstappen in mijn lokaal station(netje)?

Momenteel malaise

Pendelen is een hele uitdaging geworden, zeker nu het meer en meer gestimuleerd wordt door de opkomende groene trend, de duurdere brandstof en de alsmaar langere files. Haast elke dag zijn vertragingen, elke dag scheelt er wel iets.

Reizen met de trein is wel nog altijd handiger dan met de auto: je kan nog iets doen bv. een boek lezen. Maar als je elke dag in in de hal op de vuile grond moet zitten voor een half uur, valt het romantische beeld van aangenaam een boek lezen op de trein ook wel in het water.

Eén van de ideeën van de NMBS is om de reistijden langer te maken. Hierdoor zou er minder vertraging zijn. Als regelmatige gebruiker van het openbaar vervoer heb ik hier eigenlijk geen echte problemen mee. Verrast? Ik ben bereid om elke dag wat langer op de trein te zitten, op voorwaarde dat het gestress dan ook weg valt. De onzekerheid van de vertrektijd en van je verbinding te halen, het wisselen van de sporen, het afschaffen van de treinen, het vlug naar een ander spoor lopen om te hopen dat je zo wel je aansluiting kan halen, …

Het probleem zijn niet de vertragingen, maar vooral de verwachtingen die telkens niet ingelost worden. Als er elke dag vertragingen zijn, dan zijn de schema’s misschien te strak gepland? Het probleem is dat de beloftes niet waar gemaakt (kunnen) worden. Het is alsof er elke dag iets moois voor je ogen gespiegeld wordt en elke keer opnieuw kan je er niet van genieten. Elke keer kan de belofte niet nagekomen worden.

Vergelijk het met afspraken met je familie thuis. Als je bijvoorbeeld gaat sporten op dinsdagavond en de afspraak is dat je tegen 19u thuis bent voor het avondeten. Maar de realiteit is anders: je bent vaker thuis om 19u20, dan om 19u.
Elke keer komt er opnieuw iets tussen: wat langer douchen, een oude vriend die je tegen komt, achteraf iets drinken.
Als dat elke week gebeurt, gaat je familie het niet appreciëren en gaan ze zich er aan ergeren. Na het tijdje wordt er vooral daar nog op gelet: op het niet halen van de afspraken.

In deze situatie zit de NMBS nu: alle ogen van de pendelaars gericht op het niet halen van de afspraken.
Ik kijk dus ook uit naar de nieuwe regeling, die hopelijk meer kans op slagen heeft en de gespannen verwachtingen kan inlossen. Ik geloof immers nog steeds in een groenere manier om ons te verplaatsen, als alternatief voor Koning Auto.

Meer lezen

Nieuwe dienstregeling NMBS nu beschikbaar

Tagged , , ,

Reduce options by making big decisions first


Reduce options by making big decisions firstHow can you make good decisions when there are so many options? Start with the biggest decisions and eliminate other outcomes. But always keep some backup options open in case it goes wrong.

It might probably sound familiar: you’re in the supermarket to do the weekly shopping for your family and you don’t know what to buy. You browse each section and there’s a lot of stuff you could buy. But what do you really need and where do you start? Typically I would buy “the regular stuff” we need and during the week find out that we haven’t got (enough of) ingredient X to make dinner. Which leads to another trip to the store.

Making the biggest decisions first reduces possible outcomes and combinations. In this case: what are you going to eat for dinner? Today, tomorrow and the rest of the week. You don’t have to make a strict planning for each day, but you need to get it fixed for a few of them to make life easier. When you know what’s for dinner, you know which ingredients you need.

Because the biggest decision is made, you can focus and take the next decisions. Ok, spaghetti’s up for dinner tomorrow. Which version are we going to make: napolitana, carbonara or vegetarian? When you take the next decision, the number of options go down again and it gets easier to select. For carbonara spaghetti you need meat, paprika, tomatoes and onion.

Keep some alternative options open, just in case. You never know what can change between the visit to the store and preparing your spaghetti. That’s why it’s handy to keep an alternative option open that allows you to switch easily. Also buy a zucchini and eggplant, just in case a friend of the family joins as a vegetarian.

Enjoy your meal!

Tagged , , , ,

Liever lui dan moe – tips om te overleven op de werkvloer


Liever lui dan moe - norulesjustwordsAcht uur per dag is soms echt wel te veel voor een medewerkers. Hoe kom je de dag door zonder te veel van jezelf te moeten geven? Deze tips helpen je op weg.

1/ Doe pas iets wanneer je leidinggevende er expliciet om vraagt

2/ Wees tevreden met een “neen” op je vragen

3/ Vermijd om iets nieuw te leren

4/ Zet makkelijk haalbare doelen

5/ Van uitstel komt afstel. Stel uit en blijf volhouden

6/ Kijk wat je collega’s doen en doe zeker niet meer

7/ Regels zijn er om te volgen

8/ Culturele gewoontes moet je respecteren, ook als ze achterhaald zijn

9/ Blijf onder de radar, anders krijg je meer werk

10/ Vermijd conflict en discussie, het kost je tijd en moeite

Tagged , , , ,

The new USB will be poka-yoke and user friendly


USB connectors

USB connectors

Can you remember getting frustrated while plugging in USB devices in your desktop and/or your laptop? The USB socket has a treacherous esthetic property which fails an extended definition of poka-yoke. Let’s take a look.

Not regarding which angle you’re looking from, the USB connection socket looks like a perfect rectangle. The difficult part is on the inside: the small rectangular connection point can go only one way in. Also the USB connections are located next to each other with only millimeters apart so that it really hard to take a look.

Twenty years ago, when the USB gate was created, it was probably meant to be poka-yoke. I had many discussions at school during our Quality Major about why it was not, so I feel kinda released that they finally had the insight themselves.

What’s poka-yoke?

Poka-yoke is a Japanese term used for mistake-proofing or also fool-proof design. When you create something fool-proof, you can not use it in a wrong way and create defects.

Examples of poka-yoke

  • New lawn mowers are required to have a safety bar on the handle that must be pulled back in order to start the engine. If you let go of the safety bar, the mower blade stops in 3 seconds or less.
  • The dryer stops operating when the door is opened, which prevents injuries.
  • The driver must press the brake pedal before starting the car.
  • Electrical sockets can only be used in one way.
  • Induction cooking plates only work with certain types of pans.
  • Toys for children in their first years.

Examples of lack of poka-yoke

  • A CD-ROM can be inserted upside down.
  • You can fill up your car with the wrong fuel because the different fuel pumps have the same handle.
  • A pencil sharpener can be used for sharpening pens.
  • Manual fill of soda drinks.
  • Renewing your cartridges in a CMYK printer.

Proposal: an extended definition of poka-yoke

To me poka-yoke is not successful if it only prevents damage by mistakes. The definition lacks some basic user-friendliness. That’s why I would like to add following to the poka-yoke definition:

poka-yoke is mistake-proofing design that makes the use very obvious and native (even from first time use).

Using this definition, following are examples of failed poka-yoke:

  • Bathroom sinks with the little hole near the top of the sink to prevent overflows where the overflow leads to your floor or closet.
  • A light socket can only take in certain types of light bulbs, but if you would put your finger in it, you get elektrocuted.
  • A floppy disk can only be inserted in one way, but it is not obvious which way.
  • Just like the USB connection, the Ethernet connection tried to be poka-yoke but failed in it (the same reasons as USB). Yes, you cannot insert it wrong, but it’s not obvious in which way to insert it.
  • And last but not least: the USB connection gate. The connector can only be inserted one way, but it’s not obvious in which way to insert it.

How will USB change?

The new USB will have a ‘Type-C’ connector that can be plugged-in in any direction. The smart socket works in any occasion. Sitting on your knees behind your desktop looking at the USB connection socket will be of the past. Getting frustrated by trying to plug in the second USB device in your laptop will also be of the past.

Other advantages of the new USB will be:

  • One universal micro socket (opposed to the many sockets that are available today).
  • Faster power charging for connected devices.
  • Other connections (like eg. firewire) will be deprecated (the ambition of the new USB).
  • High speed connectivity and data transfer.

More information about the new ‘Type-C’ connector

Addtional reading

Poka-yoke at Wikipedia

Poka-Yoke | you can’t go wrong

With new USB connector, no more wrong-way-up cables

Tagged , , , ,

Op de schoot bij oom Frank (NL)


Radicaal vernieuwen om je klaar te maken voor de nieuwe generatie. Het kan bij de FOD Sociale zekerheid.
FOD Sociale Zekerheid @ FinToren

FOD Sociale Zekerheid @ FinToren

Op een change ambassador event kwam Frank Van Massenhove (@FVMas) van de FOD Sociale Zekerheid spreken. Dankzij de populaire media is Frank een man die geen voorstelling nodig zou moeten hebben, dus we houden het kort. Frank werd een BM (Bekende Manager) door de FOD Sociale zekerheid om te gooien en te moderniseren. Hierdoor werd hij populair en kreeg aandacht op TV en radio. Als waardering voor zijn inspanningen werd hij beloond met de prijs “Overheidsmanager van het jaar” in 2007.

Situatieschets FOD Sociale Zekerheid

Frank kwam zijn verhaal delen van de hervorming die men bij de FOD Sociale Zekerheid heeft gedaan met de hulp van de medewerkers. De verandering bij de FOD is niet over één nacht ijs gegaan: maar liefst vanaf 2003 was men bezig.
De FOD had een imagoprobleem dat gebaseerd was op feiten. Door de buitenwereld werd de FOD gepercipieerd als “De Collega’s“, maar in diezelfde buitenwereld overleden er ook mensen al wachtende op de goedkeuring van hun aanvraag. Dit imagoprobleem samen met de context waarin men werkte (verouderde systemen, processen, omgeving) was succesvol in het afstoten & weghouden van nieuwe en vooral jongere medewerkers.
De modernisering heeft ervoor gezorgd dat de FOD zo hip en modern geworden is dat men vecht voor een plek. (opmerking: de aandacht in de media zal hier ook wel iets voor tussen zitten)
Enkele van de grote veranderingen die doorgevoerd zijn:
  • Hippere plek om te werken door de creatie van ontmoetingsruimtes ipv. bureaulandschappen
  • Echt thuis- en flexibel werken: werken wanneer je wilt. Geen prikklok meer, geen controle meer. Overdag even winkelen? Geen probleem! Zolang de resultaten er maar zijn.
  • Alles digitaal
  • Meer vrouwen in middle management
  • Meer jongere medewerkers (Generation Y; Millenials)

Wat kunnen we er uit leren?

Frank is een begeesterende spreker en na zijn keynote was de eerste vraag in vol publiek: “Zijn er vacatures?”. Natuurlijk met een grappige ondertoon, maar waarschijnlijk toch met enige vorm van waarheid er in. Het verhaal sprak dan ook velen aan (wie zou er niet in zo’n organisatie willen werken?), maar we mogen natuurlijk niet vergeten dat de aanpak van dit FOD in die bepaalde context, plaats en tijdstip heeft gewerkt. There’s a time and place for everything. Dat betekent dus dat we zo’n aanpak niet klakkeloos kunnen kopiëren en daarna hetzelfde succes ervan vieren. Wel kunnen we kijken wat er precies gebeurd is en wat er van kunnen leren.
Waardeer in resultaten, niet in tijd
Het maakt niet uit hoe lang je op werk zit, want niet iedereen die op werk is, werkt effectief. Sommige mensen zijn creatiever, efficiënter en effectiever op andere tijdstippen tijdens de dag (bv. ochtend- vs avondmensen). Laat de medewerkers kiezen waar en wanneer ze werken. Beoordeel op resultaten en niet op het totaal uren dat men op kantoor zit.
In de woorden van Frank: “Sommige organisaties zijn als een gevangenis. En thuiswerk is als met een enkelband”.

De FOD heeft ook de ervaring dat er betere resultaten gehaald worden als er minder gecontroleerd wordt. Inderdaad, je leest het correct.

Deze manier van werken heeft ook ineens het genderprobleem opgelost. Doordat vrouwen nu kunnen kiezen wanneer ze werken, kunnen ze toch voor een carrière in combinatie met een gezinsleven te gaan. Vooral bij jonge vrouwen (met kinderen) had dit groot succes. In die mate zelfs dat het genderprobleem bijna omgeslagen is. Waar zijn de mannen heen?

Laat de mensen zelf beslissen
De manager is tegenwoordig niet meer de slimste van de groep. Terwijl dit vroeger wel zou kunnen zijn, zijn er tegenwoordig meer manieren om bij te leren en een domein beheersen dan via het klassieke diplomasysteem en “ervaring opdoen” (een Nederlandse consultant noemde ons systeem ooit “pappen en wachten” cfr. behangen). Laat de mensen zelf kiezen hoe ze hun job doen en welke keuzes ze moeten maken. Experten horen experten te zijn en geen managers.
Frank sluit zich hier volledig aan bij de 3D-management theorie (3D Innovation Management; Red Monkeys) van Jef Staes (@JefStaes).
Continue verbetering is niet genoeg voor radicale verandering
Terwijl continue verbetering ook zijn toepassingen heeft, moet je verder gaan om radicaal te kunnen veranderen. In plaats van bestaande processen beetje bij beetje te verbeteren, moet je het proces opnieuw bedenken.
Geef het voorbeeld als manager
Hoe kan je verwachten van je medewerkers om te veranderen als je zelf niet verandert? Als ik een cent kreeg voor elke keer dat ik dit al gehoord heb… Frank heeft zijn eigen kantoor er voor opgegeven. Hij was er toch maar zelden.
Voor een nieuwe organisatie heb je nieuw management nodig
Bij een reorganisatie voldoen niet alle managers aan het nieuwe managementprofiel dat er vereist is. Installeer een 180 graden evaluatiesysteem en zoek een nieuwe inzet voor managers die niet voldoen. Klinkt hard, niet? In de praktijk zou het nog meevallen.
Herdenk je aanwervingspolitiek
Een diploma is helaas geen garantie voor de nodige soft skills en talenten. Laat je team beslissen welke nieuwe medewerker aangenomen wordt. Hij kent dan meteen het team al en weet dat hij aanvaard is.
Om het in de woorden van Frank te zeggen: “Als de Rolling Stones een nieuwe drummer zoeken, dan zoeken ze ook niet iemand die perfect de maat kan houden, maar iemand waarmee het rockt”.
Een nieuwe organisatie ziet er anders uit
Hoe wil je jong, hip en innovatief zijn als de omgeving nog het oude en ambtenarij uitademt? Door de look & feel van de organisatie te veranderen, kan men de verandering ook effectief zien. Het nieuwe FOD is eerder een ontmoetingsplaats en koffiehoek.
Je kan de verandering niet in detail plannen.
De keynote was opgebouwd aan de hand van de ‘8 motoren van de reorganisatie’. Een klein detail: deze 8 motoren zijn pas achteraf opgesteld. Bij de FOD werd er niet gekozen voor een minutieus geplande aanpak.
Een verandering heeft tijd nodig
De verandering duurde verschillende jaren en eerst hebben ze aan de basis moeten sleutelen en de processen in orde gemaakt. Zo’n grote veranderingen in organisatie, cultuur en mentaliteit heeft zijn tijd nodig. Blijf volharden, betrek de mensen en de resultaten zullen komen.
Verander je organisatie omdat het nodig is, niet om te besparen
Sommige broodnodige veranderingen komen er nooit omdat de budgetten er niet zijn. Bij de FOD hebben ze de investering gedaan omdat het nodig was. 10 miljoen euro werd eenmalig gespendeerd om achteraf elk jaar 9 miljoen euro te kunnen besparen. Ongepland. Collateral profit noemde Frank het.
Vind je concurrenten en leer ervan
Zelfs in een sector zonder directe concurrenten moet je over de muren heen kunnen kijken en bijleren. De FOD benchmarkt zichzelf daarom ten opzichte van bv. de FOD Sociale Zekerheid van Denemarken.
Shift or shrink
Als er een grote verandering zoals Generation Y op je afkomt, kan je twee zaken doen: shiften (veranderen) of shrinken (langzaam doodgaan). Het is dankzij de shift dat de FOD nu populairder dan ooit is.

De uitdaging

Het zijn allemaal mooie woorden en de resultaten mogen er zijn. Maar hoe ga je hier nu mee aan de slag in je eigen organisatie?

Meer weten

Tagged , , , , , , , , , ,

Dare to decide – Decision-making insights from practice


Last week I attended a lunch session “Dare to decide” which handled the topic of taking (difficult) decisions. The speakers were Philip H. and Jan N. Both were divers, one from the sky and one into the sea.

We all take thousands of decisions each day. Amongst them there are decisions which are well thought of, others could be more impulsive. In most cases the context where we take our decisions is pretty save. In the situation of the presenters, the context could be live threatening, for example while the sky diver heads to the ground at 200 kilometers an hour. Preparing well does make a difference.

Scuba Sky Diving

Taking decisions = taking risks

When you take decisions you are actually thinking of everything that will happen … and can go wrong (remark: if not, you should consider to do it at least a bit). If there were no consequences, decision taking would be a hell of a lot easier. But we are human and we like to think ahead.

While in both sky and scuba diving there are strict regulations regarding safety, both sportsmen still need to do a lot of checks themselves. One person sees more risks than another, but the goal is to do something with it. To mitigate them.

Risk mitigation consists of assessing the risk first and next taking appropriate. These actions could be: accepting, transferring, avoiding and decreasing the chance.

The speakers share some tips to mitigate these risks:

  • Keep it simple
  • Make your setting fool-proof
  • Do a strict control
  • Create backup systems in case something does go wrong
  • Setup a strict training program
  • Train for emergency and rescue situations
  • Make clear agreements about responsibilities and accountability
  • Execute checkups before the start

Insights from practice

There’s more to decision-making than only risk management and mitigation. Both speakers share some insights.

If you cannot prevent all risks, invest in monitoring them.

It could be possible that not all risks can be mitigated. In this case you should invest in equipment to monitor them. For example, for sky diving they have altitude meters and automatic parachute extraction systems, for scuba diving you have an air pressure meter.

Try to understand opposers

If somebody doesn’t agree with your approach, try to listen and understand instead of defending your position. There’s probably some truth in what they’re saying and try to look at it from their perspective: “Why do they see it as a risk?”.

Take chance and seriousness into account

There’s no need to invest a lot of money to mitigate small, non-relevant risks. Serious risks with a high chance should be looked into for sure. For example, the need for a backup parachute covers the risk of your main parachute not opening.

Not deciding is deciding that you don’t

The biggest risk is … not deciding at all. In that case you’re actually deciding notto do something!

Trust yourself

Make an estimation of the situation and learn to trust your decision.

Learn from failures

Not everything goes right every time. The biggest waste would be not to learn something from it. Ask questions like: What happened? What can we learn from it? How can we prevent it next time?

It’s this reflexion that made extreme sports like sky and scuba diving rather save during the years.

Tagged , , , , , ,
%d bloggers like this: