Tag Archives: efficient

Druk druk druk! Hoe maak je tijd als er geen is?


Druk druk druk“Ik heb geen tijd” hoor je wel eens op de werkvloer. En dit in beide richtingen. Hoe overleef je drukke dagen? Het begint allemaal met prioriteiten te leggen en de grote olifant te verdelen in hapklare blokken. Door met de juiste dingen bezig te zijn, vermijd je rampen die je door de drukte niet had zien aankomen.

“Ik heb geen tijd” hoor je wel eens en als je zelf druk bezig bent, dan betrap je jezelf er ook op met hetzelfde te zeggen.

Een nieuwe job, een nieuw project, een nieuwe taak. Op het moment dat het gebeurt, weet je wel wat te doen. Of misschien net helemaal niet. Je wordt overspoeld met taken, gespreken en ToDo’s. Als je er aan wilt beginnen, krijg je net een telefoontje of komt er een collega binnen die je al lang had willen spreken.

Hoe overleef je zo’n een dag zonder een wiel af te rijden?

Hier enkele tips om een drukke periode op je werk te overleven:

Maak je geest leeg

Om overzicht te krijgen in wat je allemaal nog moet/wilt doen, is het soms het gemakkelijkste om het gewoon neer te schrijven.

Neem pen en papier en schrijf alles op wat in je hoofd zit: je ToDo’s, je zorgen, je contacten, … Als je gewoon bent om digitaal te werken, doe het dan niet op papier! Je creëert zo een extra ToDo, namelijk alles op je computer zetten.

Zie dat je met de juiste dingen bezig bent

Niemand is perfect en kan alles op tijd en correct doen. Als je zorgt dat je met de juiste dingen bezig bent, dan komt alles wel in orde.

Duid in je takenlijst duidelijk (bv. met rood) aan welke taken belangrijk zijn. Op deze manier kan je geen wiel afrijden.

Haal het belangrijkste uit de brand

Wat moet je nu onmiddellijk doen om later niet in de problemen te komen? Een dringend telefoontje, een workshop inboeken, een afspraak inplannen.

Doe dit nu onmiddellijk en haal het van je takenlijst af.

Plan je werk op voorhand

Bekijk je taken en plak ze ruwweg op een werkdag in je week. In de taken per dag kan je nog onderscheid maken (bv. met kleur) welke het belangrijkste zijn en/of welk zeker die dag gedaan moeten worden. De taken die je niet gedaan krijgt, schuif je op het einde van de dag door naar de volgende dag.

Heb je taken die je al een week doorschuift, dan zijn deze niet kritiek. Zet ze op een lijstje “ooit / misschien” en stop met ze uit te stellen.

Reserveer tijd om te werken

Als je je werk niet gedaan krijgt, boek tijdsloten in je agenda in om het werk te plannen. Het kan zijn dat je hier initieel geen plaats voor vindt, typisch een probleem voor druk bezette mensen.

Neem je agenda en begin pas 3 weken verder te kijken. Daar zijn zeker nog lege plekken. Gebruik deze om tijd voor jezelf te reserveren. Ik ken ook collega’s die bijvoorbeeld één dag per week vrijhouden van meetings.

Laat het weten als je geen tijd hebt

Het is voor je collega’s vervelend als ze maar geen antwoord krijgen op hun vragen. Het resultaat kan zijn dat ze net meer geen bellen en mailen. Hierdoor wordt er weer tijd van je verbrand; tijd die je elders nuttig had kunnen gebruiken.

Als je geen tijd hebt om ergens aan te werken, laat dit dan weten aan je collega’s. Ik ben er zeker van dat ze dit meer zullen appreciëren.

Sluit je dag af

Een gezonde geest in een gezond lichaam, zeggen ze. Maar je moet jouw geest ook wat rust gunnen.

Plan je taken al voor de volgende dag zodat je dan onmiddellijk kunt beginnen. Dit vermijdt dat je ’s nachts zit te piekeren over wat je de volgende dag (eerst) moet doen.

Wees tevreden

Bekijk voor dat je vertrekt naar huis je takenlijst en wees tevreden met wat je bereikt hebt.

Verwijder de taken die je gedaan hebt. Eventueel kan je ze elders klasseren om te zien welke “berg” werk je verzet hebt.

Tagged , , , , , , , ,

The sense and non-sense of a No Email Day


Would you support a No Email Day initiative at work? Are you working already email efficient? Let’s exchange some tips!

Email 10 years agoIn our organisation we launched a No Email Day. For one day we encouraged our colleagues to try sending no emails at all the whole day. As always there are supporters and opponents of the initiative. While in the early days we were looking forward to receiving emails, this now has turned around to looking forward not to receive too many.

Is a business day without emails even possible? Email can be an effective medium to get your message across. With the use of common sense, the amount of emails can be limited.

On the other hand, we see a lot of emails send out to many people in CC. These CC recipients many cases just classify the mails. All the initiatives like mailbox reordering, training for effective email management, inbox prioritization, automatic email rules, To and CC indicators, etc. point in the direction that we are sending (and thus also receiving) too many emails.

The goal of the “No email day” is creating awareness. We create awareness for the extremes to get people thinking about their usage. Does that mean that we need to get rid off all emails and it’s according systems?

No. But we want to move from a coordinator who sends out 30 assignments by mail (and looses track of the follow-up) to one that picks up the phone and calls with the humans behind the email addresses. We want to move from emails with 15 people in CC to email with only the ones in CC that count. We want to move from emails with “urgent” in the topic to picking up the phone and calling the other party.

If you are already doing that, you are ahead of schedule and earn a pad on the back!

If not, here are some tips I would like to share with you.

Email reduction

  1. Don’t send urgent emails, but pick up the phone and call.
  2. Remove unnecessary people in CC.
  3. Use a “private reply” instead of “reply to all”. Especially when you need to provide personal input.
  4. Thank people in person instead of by email.
  5. If you get emails that you don’t want (eg. commercial), immediately unsubscribe from the service. Don’t waste another second of your life with deleting following emails.
  6. Avoid redundant confirmation mails, like “OK” and “thank you”, with everyone in CC.

Email etiquette

  1. Start your email with a greeting. “Hello John, ” vs “John, ” gives you a head start.
  2. If you are angry, save your email as Draft before you send it and go grab a coffee. When you’re back, take a second look at the email.
  3. Do not use BCC, but be honest and open in your communication.
  4. Respond to emails addressed to you. Even if you do not have the time to respond, let them know.
  5. Email is not probably the best medium to use to spread your message …
    1. … if you are in doubt of how your message will come across after sending.
    2. … if you worry that people might forward your email.
    3. … if you wonder if everybody can commit to what you ask in your email.

Email management

  1. Keep your inbox empty and use an email triage.
    1. Create a “first priority”, a “waiting for”, a “someday maybe”, and an “archive” folder.
    2. Quickly scan all incoming mails. If you can handle it in 5 minutes, dispatch and archive it.
    3. Move emails that need more work to your triage folders.
    4. Put emails that need work in the “first priority” folder. Every time you plan email process time (see tip below), scan your “first priority” folder and do the most urgent ones.
    5. Put emails with questions you send out in the “waiting for” folder. This way you don’t lose track and you can get it out of your head. “I need to follow-up on something, but what was it again…?”
    6. Put emails you want to keep in (a subfolder of) your archive.
    7. Put all other (and less important) incoming mails in the “someday maybe” folder.
    8. Plan a fixed moment every week (eg. on Friday) where you go through your “to read” and “waiting for” folder.
  2. Who is controlling your day? Your email client or you? Only check your email a few times a day.
  3. Disable disturbing email notifications to work with more focus.
  4. Help the people who will receive the email you send out. Use following prefixes to indicate what you need: info, question, todo, review, …

Please share more tips with the rest of the readers!

Tagged , ,

Going the extra mile for your customer


Regularly i get the question: “We have regular meetings with our custumor to discuss project progress, maintenance priorities and other. Aren’t we doing a Voice Of the Customer (VOC) yet?”

Well, yes and no. Attuning on a regular base with your customer is a part of VOC and short interval control (SIC), but the pitfall of this that you are focussed working without checking if you are doing the right things. Compare it to effectiveness vs. efficiency: there’s no value in being very good in doing the wrong things.

The shop

Everybody has to do groceries once in a while. When browsing the shop floor, you might get into contact with a shop clerk, ask questions where your wanted product is located, and order cheese at the cheese stand. When you leave the store you might get a pamflet where they ask your opinion. This counts as day to day customer interaction. If you do it right you will get positive customer experiences and reviews, but you are not stretching yourself for your customer!

Doing a VOC implies more work. Take the time to step back. Schedule separate interviews with your customer. Ask for his opinion: how are you working? How does he experience the customer relation? Do a (software) release evaluation.

This information is of high value and can provide input to set focus for the team’s efforts. Compare it to effectiveness vs. efficiency: doing the right things. Next, you can think about doing those right things more efficient.

Tagged , , , , ,
%d bloggers like this: