Tag Archives: frankvanmassenhove

Op de schoot bij oom Frank (NL)


Radicaal vernieuwen om je klaar te maken voor de nieuwe generatie. Het kan bij de FOD Sociale zekerheid.
FOD Sociale Zekerheid @ FinToren

FOD Sociale Zekerheid @ FinToren

Op een change ambassador event kwam Frank Van Massenhove (@FVMas) van de FOD Sociale Zekerheid spreken. Dankzij de populaire media is Frank een man die geen voorstelling nodig zou moeten hebben, dus we houden het kort. Frank werd een BM (Bekende Manager) door de FOD Sociale zekerheid om te gooien en te moderniseren. Hierdoor werd hij populair en kreeg aandacht op TV en radio. Als waardering voor zijn inspanningen werd hij beloond met de prijs “Overheidsmanager van het jaar” in 2007.

Situatieschets FOD Sociale Zekerheid

Frank kwam zijn verhaal delen van de hervorming die men bij de FOD Sociale Zekerheid heeft gedaan met de hulp van de medewerkers. De verandering bij de FOD is niet over één nacht ijs gegaan: maar liefst vanaf 2003 was men bezig.
De FOD had een imagoprobleem dat gebaseerd was op feiten. Door de buitenwereld werd de FOD gepercipieerd als “De Collega’s“, maar in diezelfde buitenwereld overleden er ook mensen al wachtende op de goedkeuring van hun aanvraag. Dit imagoprobleem samen met de context waarin men werkte (verouderde systemen, processen, omgeving) was succesvol in het afstoten & weghouden van nieuwe en vooral jongere medewerkers.
De modernisering heeft ervoor gezorgd dat de FOD zo hip en modern geworden is dat men vecht voor een plek. (opmerking: de aandacht in de media zal hier ook wel iets voor tussen zitten)
Enkele van de grote veranderingen die doorgevoerd zijn:
  • Hippere plek om te werken door de creatie van ontmoetingsruimtes ipv. bureaulandschappen
  • Echt thuis- en flexibel werken: werken wanneer je wilt. Geen prikklok meer, geen controle meer. Overdag even winkelen? Geen probleem! Zolang de resultaten er maar zijn.
  • Alles digitaal
  • Meer vrouwen in middle management
  • Meer jongere medewerkers (Generation Y; Millenials)

Wat kunnen we er uit leren?

Frank is een begeesterende spreker en na zijn keynote was de eerste vraag in vol publiek: “Zijn er vacatures?”. Natuurlijk met een grappige ondertoon, maar waarschijnlijk toch met enige vorm van waarheid er in. Het verhaal sprak dan ook velen aan (wie zou er niet in zo’n organisatie willen werken?), maar we mogen natuurlijk niet vergeten dat de aanpak van dit FOD in die bepaalde context, plaats en tijdstip heeft gewerkt. There’s a time and place for everything. Dat betekent dus dat we zo’n aanpak niet klakkeloos kunnen kopiëren en daarna hetzelfde succes ervan vieren. Wel kunnen we kijken wat er precies gebeurd is en wat er van kunnen leren.
Waardeer in resultaten, niet in tijd
Het maakt niet uit hoe lang je op werk zit, want niet iedereen die op werk is, werkt effectief. Sommige mensen zijn creatiever, efficiënter en effectiever op andere tijdstippen tijdens de dag (bv. ochtend- vs avondmensen). Laat de medewerkers kiezen waar en wanneer ze werken. Beoordeel op resultaten en niet op het totaal uren dat men op kantoor zit.
In de woorden van Frank: “Sommige organisaties zijn als een gevangenis. En thuiswerk is als met een enkelband”.

De FOD heeft ook de ervaring dat er betere resultaten gehaald worden als er minder gecontroleerd wordt. Inderdaad, je leest het correct.

Deze manier van werken heeft ook ineens het genderprobleem opgelost. Doordat vrouwen nu kunnen kiezen wanneer ze werken, kunnen ze toch voor een carrière in combinatie met een gezinsleven te gaan. Vooral bij jonge vrouwen (met kinderen) had dit groot succes. In die mate zelfs dat het genderprobleem bijna omgeslagen is. Waar zijn de mannen heen?

Laat de mensen zelf beslissen
De manager is tegenwoordig niet meer de slimste van de groep. Terwijl dit vroeger wel zou kunnen zijn, zijn er tegenwoordig meer manieren om bij te leren en een domein beheersen dan via het klassieke diplomasysteem en “ervaring opdoen” (een Nederlandse consultant noemde ons systeem ooit “pappen en wachten” cfr. behangen). Laat de mensen zelf kiezen hoe ze hun job doen en welke keuzes ze moeten maken. Experten horen experten te zijn en geen managers.
Frank sluit zich hier volledig aan bij de 3D-management theorie (3D Innovation Management; Red Monkeys) van Jef Staes (@JefStaes).
Continue verbetering is niet genoeg voor radicale verandering
Terwijl continue verbetering ook zijn toepassingen heeft, moet je verder gaan om radicaal te kunnen veranderen. In plaats van bestaande processen beetje bij beetje te verbeteren, moet je het proces opnieuw bedenken.
Geef het voorbeeld als manager
Hoe kan je verwachten van je medewerkers om te veranderen als je zelf niet verandert? Als ik een cent kreeg voor elke keer dat ik dit al gehoord heb… Frank heeft zijn eigen kantoor er voor opgegeven. Hij was er toch maar zelden.
Voor een nieuwe organisatie heb je nieuw management nodig
Bij een reorganisatie voldoen niet alle managers aan het nieuwe managementprofiel dat er vereist is. Installeer een 180 graden evaluatiesysteem en zoek een nieuwe inzet voor managers die niet voldoen. Klinkt hard, niet? In de praktijk zou het nog meevallen.
Herdenk je aanwervingspolitiek
Een diploma is helaas geen garantie voor de nodige soft skills en talenten. Laat je team beslissen welke nieuwe medewerker aangenomen wordt. Hij kent dan meteen het team al en weet dat hij aanvaard is.
Om het in de woorden van Frank te zeggen: “Als de Rolling Stones een nieuwe drummer zoeken, dan zoeken ze ook niet iemand die perfect de maat kan houden, maar iemand waarmee het rockt”.
Een nieuwe organisatie ziet er anders uit
Hoe wil je jong, hip en innovatief zijn als de omgeving nog het oude en ambtenarij uitademt? Door de look & feel van de organisatie te veranderen, kan men de verandering ook effectief zien. Het nieuwe FOD is eerder een ontmoetingsplaats en koffiehoek.
Je kan de verandering niet in detail plannen.
De keynote was opgebouwd aan de hand van de ‘8 motoren van de reorganisatie’. Een klein detail: deze 8 motoren zijn pas achteraf opgesteld. Bij de FOD werd er niet gekozen voor een minutieus geplande aanpak.
Een verandering heeft tijd nodig
De verandering duurde verschillende jaren en eerst hebben ze aan de basis moeten sleutelen en de processen in orde gemaakt. Zo’n grote veranderingen in organisatie, cultuur en mentaliteit heeft zijn tijd nodig. Blijf volharden, betrek de mensen en de resultaten zullen komen.
Verander je organisatie omdat het nodig is, niet om te besparen
Sommige broodnodige veranderingen komen er nooit omdat de budgetten er niet zijn. Bij de FOD hebben ze de investering gedaan omdat het nodig was. 10 miljoen euro werd eenmalig gespendeerd om achteraf elk jaar 9 miljoen euro te kunnen besparen. Ongepland. Collateral profit noemde Frank het.
Vind je concurrenten en leer ervan
Zelfs in een sector zonder directe concurrenten moet je over de muren heen kunnen kijken en bijleren. De FOD benchmarkt zichzelf daarom ten opzichte van bv. de FOD Sociale Zekerheid van Denemarken.
Shift or shrink
Als er een grote verandering zoals Generation Y op je afkomt, kan je twee zaken doen: shiften (veranderen) of shrinken (langzaam doodgaan). Het is dankzij de shift dat de FOD nu populairder dan ooit is.

De uitdaging

Het zijn allemaal mooie woorden en de resultaten mogen er zijn. Maar hoe ga je hier nu mee aan de slag in je eigen organisatie?

Meer weten

Tagged , , , , , , , , , ,
%d bloggers like this: