Tag Archives: geentijd

Druk druk druk! Hoe maak je tijd als er geen is?


Druk druk druk“Ik heb geen tijd” hoor je wel eens op de werkvloer. En dit in beide richtingen. Hoe overleef je drukke dagen? Het begint allemaal met prioriteiten te leggen en de grote olifant te verdelen in hapklare blokken. Door met de juiste dingen bezig te zijn, vermijd je rampen die je door de drukte niet had zien aankomen.

“Ik heb geen tijd” hoor je wel eens en als je zelf druk bezig bent, dan betrap je jezelf er ook op met hetzelfde te zeggen.

Een nieuwe job, een nieuw project, een nieuwe taak. Op het moment dat het gebeurt, weet je wel wat te doen. Of misschien net helemaal niet. Je wordt overspoeld met taken, gespreken en ToDo’s. Als je er aan wilt beginnen, krijg je net een telefoontje of komt er een collega binnen die je al lang had willen spreken.

Hoe overleef je zo’n een dag zonder een wiel af te rijden?

Hier enkele tips om een drukke periode op je werk te overleven:

Maak je geest leeg

Om overzicht te krijgen in wat je allemaal nog moet/wilt doen, is het soms het gemakkelijkste om het gewoon neer te schrijven.

Neem pen en papier en schrijf alles op wat in je hoofd zit: je ToDo’s, je zorgen, je contacten, … Als je gewoon bent om digitaal te werken, doe het dan niet op papier! Je creëert zo een extra ToDo, namelijk alles op je computer zetten.

Zie dat je met de juiste dingen bezig bent

Niemand is perfect en kan alles op tijd en correct doen. Als je zorgt dat je met de juiste dingen bezig bent, dan komt alles wel in orde.

Duid in je takenlijst duidelijk (bv. met rood) aan welke taken belangrijk zijn. Op deze manier kan je geen wiel afrijden.

Haal het belangrijkste uit de brand

Wat moet je nu onmiddellijk doen om later niet in de problemen te komen? Een dringend telefoontje, een workshop inboeken, een afspraak inplannen.

Doe dit nu onmiddellijk en haal het van je takenlijst af.

Plan je werk op voorhand

Bekijk je taken en plak ze ruwweg op een werkdag in je week. In de taken per dag kan je nog onderscheid maken (bv. met kleur) welke het belangrijkste zijn en/of welk zeker die dag gedaan moeten worden. De taken die je niet gedaan krijgt, schuif je op het einde van de dag door naar de volgende dag.

Heb je taken die je al een week doorschuift, dan zijn deze niet kritiek. Zet ze op een lijstje “ooit / misschien” en stop met ze uit te stellen.

Reserveer tijd om te werken

Als je je werk niet gedaan krijgt, boek tijdsloten in je agenda in om het werk te plannen. Het kan zijn dat je hier initieel geen plaats voor vindt, typisch een probleem voor druk bezette mensen.

Neem je agenda en begin pas 3 weken verder te kijken. Daar zijn zeker nog lege plekken. Gebruik deze om tijd voor jezelf te reserveren. Ik ken ook collega’s die bijvoorbeeld één dag per week vrijhouden van meetings.

Laat het weten als je geen tijd hebt

Het is voor je collega’s vervelend als ze maar geen antwoord krijgen op hun vragen. Het resultaat kan zijn dat ze net meer geen bellen en mailen. Hierdoor wordt er weer tijd van je verbrand; tijd die je elders nuttig had kunnen gebruiken.

Als je geen tijd hebt om ergens aan te werken, laat dit dan weten aan je collega’s. Ik ben er zeker van dat ze dit meer zullen appreciëren.

Sluit je dag af

Een gezonde geest in een gezond lichaam, zeggen ze. Maar je moet jouw geest ook wat rust gunnen.

Plan je taken al voor de volgende dag zodat je dan onmiddellijk kunt beginnen. Dit vermijdt dat je ’s nachts zit te piekeren over wat je de volgende dag (eerst) moet doen.

Wees tevreden

Bekijk voor dat je vertrekt naar huis je takenlijst en wees tevreden met wat je bereikt hebt.

Verwijder de taken die je gedaan hebt. Eventueel kan je ze elders klasseren om te zien welke “berg” werk je verzet hebt.

Advertisements
Tagged , , , , , , , ,
Advertisements
%d bloggers like this: